Intern kontroll och finansiell rapportering
Styrelsens ansvar för intern styrning och kontroll regleras i aktiebolagslagen, årsredovisningslagen och i den svenska bolagsstyrningskoden. I årsredovisningslagen finns krav på att bolaget årligen ska beskriva bolagets system för intern kontroll och riskhantering avseende den finansiella rapporteringen. Styrelsen har det övergripande ansvaret för den finansiella rapporteringen och i dess arbetsordning regleras styrelsens och utskottens inbördes arbetsfördelning.
Revisionsutskottet har en viktig uppgift i att bereda styrelsens arbete med att kvalitetssäkra den finansiella rapporteringen. Beredningen innefattar frågor om internkontroll och regelefterlevnad, kontroll av redovisade värden, uppskattningar, bedömningar och övrigt som kan påverka de finansiella rapporternas kvalitet. Utskottet har gett bolagets revisor i uppdrag att särskilt granska hur väl reglerna för intern kontroll, såväl övergripande som detaljerade, efterlevs i bolaget.
Finansiell rapportering till styrelsen
Styrelsens arbetsordning anger vilka rapporter och vilken information av finansiell natur som ska föreläggas styrelsen vid varje ordinarie sammanträde. Vd säkerställer att styrelsen får den rapportering som behövs för att styrelsen löpande ska kunna bedöma bolagets och koncernens ekonomiska ställning. Detaljerade instruktioner anger även vilka typer av rapporter som styrelsen ska få vid varje sammanträde.
Extern finansiell rapportering
Kvaliteten i den externa finansiella rapporteringen säkerställs genom en rad skilda åtgärder och rutiner. Verkställande direktören ansvarar för att all information som förekommer, till exempel pressmeddelanden med finansiellt innehåll, presentationsmaterial för möten med media, ägare och finansiella institutioner, är korrekt och av god kvalitet. Bolagets revisorer har bland annat till uppgift att granska redovisningsfrågor som är kritiska för den finansiella rapporteringen samt redovisa sina iakttagelser för revisionsutskottet och styrelsen. Förutom revision av årsbokslutet sker en översiktlig granskning av halvårsbokslutet samt en granskning av bolagets förvaltning och internkontroll.
Riskhantering
Vad gäller den finansiella rapporteringen bedöms riskerna främst ligga i att materiella fel kan uppkomma i redovisningen av bolagets finansiella ställning och resultat. För att minimera dessa risker har styrande dokument etablerats avseende redovisning, rutiner för bokslut samt uppföljning av rapporterade bokslut. Det finns även ett gemensamt system för inrapportering av bokslut. Essitys styrelse och ledning bedömer löpande rapporteringen från ett riskperspektiv. Som stöd för denna bedömning görs bland annat jämförelser av resultat- och balansräkningsposter med tidigare rapportering samt med budget och andra plansiffror. Viktiga kontrollaktiviteter av betydelse för den finansiella rapporteringen utförs med hjälp av IT-system. Se även Risk och riskhantering.
Kontrollaktiviteter och uppföljning
Väsentliga instruktioner och riktlinjer vad gäller den finansiella rapporteringen upprättas och uppdateras löpande av koncernfunktion Finance och finns lätt tillgängliga på koncernens intranät. Koncernfunktion Finance ansvarar för att instruktioner och riktlinjer efterlevs. Processägare på olika nivåer inom Essity är ansvariga för utförandet av nödvändiga kontroller avseende den finansiella rapporteringen. En viktig roll spelar affärsenheternas controllerorganisationer vilka ansvarar för att den finansiella rapporteringen från varje enhet är korrekt, fullständig och i tid. Därutöver har varje affärsenhet en ekonomiansvarig med ansvar för respektive affärsenhets finansiella rapportering. Ett stöd för kontrollaktiviteterna är de budgetar som varje affärsenhet upprättar och under året uppdaterar i form av löpande prognoser.
Essity har ett standardiserat system av kontroller avseende processer av betydelse för den finansiella rapporteringen. Kontrollerna anpassas till varje enhets arbetsprocess och systemstruktur. Därför upprättar varje enhet en förteckning över de faktiska kontroller som ska göras för enheten i fråga. Kontrollerna i dessa processer bedöms genom självutvärdering, kompletterat med uppföljning genom enheten för internrevision. Essity har i vissa fall även anlitat extern hjälp för att utvärdera dessa kontroller.
Regelbunden rapportering och granskning av ekonomiskt utfall sker i de operativa enheternas ledningsgrupper och kommuniceras till Essitys ledning genom månads- och kvartalsvisa möten. Innan rapportering sker analyseras resultaten för att identifiera och eliminera eventuella misstag i processen fram till bokslutet. Se även Internrevision.
Styrelsen följer upp att den interna kontrollen och rapporteringen till styrelsen fungerar genom löpande avrapportering från vd och CFO samt genom återrapportering från Internrevision inom ramen för den årligen fastställda revisionsplanen. Internrevision rapporterar dessutom löpande sina iakttagelser i detta avseende till revisionsutskottet. Bland internrevisions uppgifter ingår att följa upp efterlevnaden av bolagets policies, och resultatet av denna uppföljning rapporteras till styrelsen genom revisionsutskottet.
Arbetet under 2017
Essity använder sedan många år ett gemensamt inrapporteringssystem för finansiella rapporter. Allt fler enheter inom Essity inför också samma redovisningssystem, baserat på ett enhetligt IT-system.
Redovisning och rapportering för flera enheter sker i viss omfattning på samma plats, med så kallade Shared Service Centers. Rapporteringen blir därmed mer effektiv och likformig.